Sind Sie auf der Suche nach dem einen besten Projektmanagementtool? Der Wunderwaffe, der eierlegenden Wollmilchsau, dem Messias unter den Hilfsmitteln? Suchen Sie Tag und Nacht im Internet nach Templates, um Ihre Projekte noch besser, noch strukturierter gestalten zu können? Lesen Sie hier weiter und ersparen Sie sich weitere Irrwege!
MS Project, Jira, Trello, Monday, Teams, Zoom und alle weiteren Tools haben eines gemeinsam: Sie sind KEINE Projektmanagementtools. Wer denkt, dass ein Tool Projektmanagement macht, der denkt vermutlich auch, dass ein Zitronenfalter Zitronen faltet. Keiner der genannten Anbieter bezahlt mir übrigens Geld dafür, dass ich über die Grenzen seiner Tools aufkläre, aber das nur am Rande.
Was tut ein Projektmanager eigentlich, um ein Projekt erfolgreich zu managen?
Im Kern kommuniziert ein Projektmanager - am besten wie ich finde persönlich, aber in einer fragmentierten post- Corona- Zeit zwangsläufig mit Kollegen im Homeoffice oder aus dem Homeoffice heraus. Dabei helfen Tools wie MS Teams, Zoom oder weitere. Sind diese Tools dann Projektmanagementtools? Entscheiden Sie selber.
Kann ein Tool kommunizieren? Ich würde diese Frage aktuell mit "Nein" beantworten - man munkelt, dass ein intelligent konfiguriertes Dashboard den richtigen Adressaten die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stellen könnte, allerdings habe ich ein solches Dashboard noch nicht persönlich kennenlernen dürfen. Mit weiteren Fortschritten der KI möchte ich nicht ausschließen, dass diese in Zukunft viele Funktionen eines Projektmanagers übernehmen könnte - allerdings findet Projektmanagement auch immer auf der persönlichen Ebene statt und dahingehend wage ich zu bezweifeln, dass eine noch so intelligente KI einen Projektmanager als Führungspersönlichkeit vollkommen ersetzen kann.
Keines der genannten Tools kann eigenständig kommunizieren - und ich halte es für sehr wichtig klarzustellen, dass alle Tools Ergebnisse erzeugen, visualisieren oder strukturieren, welche kommuniziert werden müssen. Die falsche Nutzung von Tools kann die Kommunikation sogar verschlechtern:
Stellen Sie sich den Projektmanager vor, der alleine im stillen Kämmerlein seinen Projektablaufplan schreibt und diesen wie Gollum als seinen Schatz auf seinem persönlichen Laufwerk ablegt, nur um alleine den Überblick zu behalten. Oder stellen Sie sich Teammitglieder vor, die emsig Jira- Karten schreiben und sie anderen Kollegen zuweisen ohne mit diesen zu kommunizieren - in der wahnsinnigen Vorstellung, die entsprechende Aufgabenstellung sei ja völlig klar beschrieben und die Aufgabe würde aufgrund dessen natürlich wie gewünscht erledigt werden können. In beiden Beispielen fehlt der Konsens des Projektteams über die zu leistende Arbeit, sowie das commitment, diese durchführen zu wollen - und genauso wird der Grundstein dafür gelegt, dass das Projekt scheitert. Leider stammen diese Beispiele aus der Praxis.
Was tut ein Projektmanager noch? Er benutzt bestimmte Methoden, um die Erfolgschancen seines Projektes zu erhöhen. Anforderungsdefinition, Stakeholdermanagement, Risikomanagement, Zieldefinition, Projektablaufpläne, etc.
Keines der mir bekannten Tools unterstützt dabei mit allen Methoden - allerdings helfen hier einige Tools tatsächlich gut in denjenigen Bereichen, auf welche sie spezialisiert sind, wenn man sie richtig nutzt. Mit MS Project und natürlich auch seinen Freeware- clonen lassen sich tolle Projektablaufpläne erstellen, wenn der Projektleiter sie zusammen mit dem Projektteam erstellt, nutzt und entsprechend kommuniziert. Stakeholder- und Risikoanalysen lassen sich ebenfalls am besten im Team gestützt durch Flipcharts, Pinnwände, Stattys, Powerpoint oder Excel durchführen. Definitionen und Monitoring von Arbeitspaketen oder Tasks funktionieren super über Jira, Trello oder andere Systeme (begleitet von einer adäquaten Kommunikation). Eine übersichtliche Dateiablage kann in MS Teams, Sharepoint oder Confluence hergestellt werden, wenn die entsprechende Ablagestruktur mit allen Beteiligten abgestimmt ist.
Was ist nun also das versprochene beste Projektmanagementtool?
Das beste Projektmanagementtool ist die Erfahrung und der Verstand des Projektleiters und des Projektteams. Damit können Sie aus einer Vielzahl an nützlichen Tools auswählen, ihre Grenzen bestimmen und dem Versuch widerstehen, sich falschen Propheten und haltlosen Werbeversprechungen auszuliefern. Mit Ihrem Verstand können sie Tools nach Ihren individuellen Bedürfnissen kombinieren und ihnen den Platz geben, den sie verdienen: Als Unterstützung und nicht als übermächtiges Ordnungsprinzip, dem sich alle Projektmitglieder auf Gedeih und Verderben ausliefern müssen!
Die Zukunft des Projektmanagers vor dem Hintergrund einer möglichen Bedrohung unseres Berufsstandes durch eine KI besteht darin, dass der Projektmanager menschlich führen kann, Emotionen wahrnehmen und weitergeben kann, das Team motivieren kann und somit emotional geführt kommunizieren kann.
Welche(s) Projektmanagementtool(s) nutzen Sie zu welchem Zweck? Kennen Sie das EINE Tool, welches all ihre Anforderungen erfüllt? Lassen Sie es mich in Ihrem Kommentar wissen.
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